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Implementar una metodología de flujo de trabajo – Parte 2: Creando un flujo de trabajo efectivo

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Una vez que tenemos un conocimiento básico de qué es un flujo de trabajo y del valor de implementarlo en nuestra organización, necesitamos entender los obstáculos que nos podemos encontrar para crear un flujo que permita alcanzar unos objetivos marcados: mejorar la calidad de la comunicación dentro de la compañía y fortalecer la toma de decisiones para asegurar que sólo las acciones que garanticen el mejor rendimiento del negocio se llevan a cabo.

¿Cuáles son las características de un flujo de trabajo efectivo?

La mejor manera de conseguir un proceso de toma de decisiones competente en la creación de reportes organizacionales es construir un flujo de trabajo lógico, que asegure una colaboración efectiva entre múltiples participantes

Los flujos de trabajo efectivos han de estar automatizados. Esto evita perder tiempo enviando informes de progreso, compartiendo información y monitorizando los cambios. Los flujos de trabajo automatizados enviarán actualizaciones a los miembros de la organización que hayan participado en el proceso anteriormente y contribuido con nuevas recomendaciones, eliminando así la necesidad de: a) notificar que existen nuevas recomendaciones, y b) comprobar si hay nuevas noticias de manera continua. Estas noticias o actualizaciones deberían ser enviadas de diferentes maneras, para garantizar que se reciben con suficiente antelación y que será sencillo añadir nueva información. Por lo tanto, el sistema de reporte deberá notificarnos con alertas sobre estas nuevas noticias o actualizaciones y enviar esos mensajes a los  usuarios por el método preferido por ellos. Estas alertas externas deberían incluir enlaces directos a estas recomendaciones y a un portal donde pudieran registrarse nuevas recomendaciones o bien facilitar un acceso directo al sistema donde se comunican.

Los flujos de trabajo efectivos también han de ser muy lógicos o racionales en cuanto a organización. Deben estar creados para maximizar la calidad de las recomendaciones y motivar la participación. También han de ser flexibles, adaptativos y saber responder al cambio, tanto en el sentido de permitir a miembros existentes tomar parte en diversas situaciones, como de permitir sustituir, añadir o eliminar participantes en el momento en el que una situación externa al proceso requiera un cambio interno. Por ejemplo, en el caso de que un indicador muestre una significativa caída en el rendimiento de forma repentina, un sistema flexible que utiliza alertas puede llevar a los participantes a actuar de manera inmediata. O que, en el caso de que un activo digital se convierta en redundante, un participante incluido en el flujo de trabajo por su experiencia en ese activo, pueda ser eliminado del flujo de trabajo. El número de personas que se requieren en cada flujo de trabajo puede diferir significativamente entre organizaciones, pero debe de haber un mínimo de 3-4 para asegurar que la calidad de las ideas extraídas es buena. Además, la inclusión de diferentes tipos de perfiles, de mismos o distintos departamentos, expertos en diferentes campos o activos, roles diferentes o gente con distintas habilidades (por ejemplo marketing frente a IT o viceversa), no solo asegurará la generación de una gran variedad de ideas sino que también conseguiremos evitar que restricciones y obstáculos se pasen por alto. Por ejemplo, en un flujo de trabajo donde solo participan personas que toman decisiones sobre el negocio, una falta de entendimiento técnico puede poner en peligro el éxito de las mismas, dado que esas ideas podrían no implementarse o llevarse a cabo debido a restricciones tecnológicas.

Además, los flujos de trabajo solo son efectivos cuando las personas involucradas entienden los objetivos del mismo, su estructura y estrategia, así como las expectativas de participación, y se dedican a mantener la integridad del flujo y mejorar su rendimiento, tanto dentro del flujo de trabajo como en la optimización de activos digitales. Para asegurar un completo entendimiento, entrenamiento y educación, los recursos deben estar puestos a disposición de los que estén involucrados. Además, una reunión inicial de grupo puede ayudar enormemente a establecer un tono colaborativo y motivar el trabajo grupal entre participantes, tanto como si es cara a cara, vía videoconferencia o a través de otro tipo de tecnología digital.

Es crucial que todos los individuos se sientan cómodos haciendo recomendaciones dentro del ecosistema de trabajo. Se les debería enseñar a respetar el sistema, así como a ser respetados por otros dentro del mismo. No se debería de aplicar ninguna penalización a las recomendaciones sobre las que no se actúe, pero los participantes deben de ser reconocidos cuando rindan de manera notable. Considerando que la responsabilidad y la transparencia en el proceso son críticas, este debería de ser positivo y los participantes deberían de sentirse cómodos al usar este sistema de trabajo

¿Qué problemas pueden limitar la efectividad del flujo de trabajo?

Tomar decisiones correctas dentro de una organización puede estar obstaculizado por los prejuicios o sesgos de las personas. Algunos de los tipos más comunes de sesgos en el proceso de toma de decisiones son aquellos que limitan nuestra creatividad a la hora de buscar soluciones, llevándonos a pensar que la primera idea (anclaje o anchoring) o la idea predominante del grupo (pensamiento de grupo o groupthink) es la correcta. Otro es nuestro fracaso en admitir que nuestras propias ideas podrían no ser las mejores, como el sesgo de confirmación o confirmation bias, en el que primero formamos una opinión y luego buscamos información para respaldarla, o el sesgo de expectativa del observador (también conocido como observer-expectancy bias), en el que esperamos un resultado y luego manipulamos subconscientemente una situación para asegurar que este resultado se produzca. Finalmente, debemos darnos cuenta del efecto de encuadre o framing, por el que sacaremos diferentes conclusiones dependiendo de cómo se presenta la información.

Para sobreponernos a estos sesgos, las organizaciones necesitamos incentivar que se mantengan altos niveles de creatividad y, a la vez, cuestionar continuamente la opinión individual al mismo tiempo que la de todos los otros miembros del flujo de trabajo. Las organizaciones deben también motivar a los individuos a ser muy abiertos a soluciones diferentes y no esperadas, además de a considerar la forma en la que la información se presenta. Evaluar cómo se presenta la información y cómo puede afectar a su interpretación, mientras se contemplan diferentes métodos para presentarla, puede permitir a los miembros de un grupo extraer distintas conclusiones de la misma información y hacerles tomar conciencia de ello al decidir cómo presentar la información en el futuro.

Otro problema que podría limitar la efectividad del flujo de trabajo son las limitaciones de cada participante. La negativa a participar por parte de uno de los individuos podría causar cuellos de botella donde el flujo de trabajo depende de un solo individuo (por ejemplo, pasando recomendaciones a otra persona que luego se lo pasará a otro grupo), o donde los flujos de trabajo están atados a un grupo de personas que pasan recomendaciones a más personas y así sucesivamente. Una participación pobre de uno de los miembros puede disminuir la participación activa por parte de otros y propagar una cultura envenenada de poca participación a lo largo de todo el flujo de trabajo.

Por lo tanto, monitorizar la participación de todos los miembros y la transparencia en la participación es vital, especialmente en los primeros días en los que se establezca el flujo de trabajo para asegurar un funcionamiento óptimo.

Ahora que ya entendemos que es un flujo de trabajo efectivo, necesitamos crear una metodología para implementarlo dentro de nuestra compañía. La parte 3 de esta serie explicará paso a paso cómo lograrlo para ayudarte a mejorar el rendimiento de vuestros procesos de reporte.

Pasemos a la parte 3 de esta serie de artículos para poner esta teoría en práctica con una guia paso a paso de cómo implementar una metodología de flujo de trabajo efectiva.

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Megan Wilcock

VP of Business Development for Sweetspot. Responsible for strategic brand development, marketing and business development. BA/BComm graduate from the University of Melbourne. My passion lies in finding creative solutions and encouraging collaboration.


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