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Implementar una metodología de flujo de trabajo – Parte 1: Fundamentos básicos

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Implementar una metodología de flujo de trabajo puede ser vital para asegurar un proceso de decisiones efectivo dentro de una organización ya que las decisiones colaborativas pueden conducir a decisiones de mayor calidad. Esto ocurrirá donde ya exista una fuerte cultura alrededor de ese proceso, dado que los miembros entenderán el valor de la colaboración y estarán comprometidos con participar, existiendo también procesos efectivos que aseguren la calidad del flujo de trabajo. Sin embargo, como se ha sugerido, si no existe una metodología sólida, los múltiples obstáculos que impactan en la toma de decisiones efectivas pueden impedir su efectividad. Para entender cómo podemos garantizar un ambiente de calidad para nuestro equipo que tomará esas decisiones, debemos partir de conceptos básicos y entender cuál es el camino hacia el éxito.

En primer lugar, definamos reporting o creación de informes como el proceso que asegura que los miembros de una organización con mayor capacidad de actuación disponen de fácil acceso a información organizacional en tiempo real, en forma de ideas y recomendaciones. De esta manera, estarán capacitados para tomar decisiones y llevar a cabo acciones que lleven a optimizar procesos y rendimientos.

El factor humano

Desmontando esta definición podemos realizar observaciones sobre el capital humano que hay en una organización. En primer lugar, hay que saber que las organizaciones están normalmente formadas por múltiples miembros, con diferentes niveles de autoridad y propensiones a actuar. Por lo tanto, la entrega de informacion a aquellos con mayor capacidad de actuar puede ser una persona en una compañía de 4 individuos, o 10 en una de 500. Además, estas personas no tienen porque ser necesariamente aquellos con la mayor capacidad para analizar datos y sacar conclusiones significativas. Por consiguiente, el proceso de toma de decisiones se beneficiará de diversas opiniones.
Finalmente, las mejores conclusiones, ideas y recomendaciones nunca se originan a través de que una figura dictatorial que marque términos y condiciones, sino que nacerán de la colaboración de múltiples personas con opiniones diferentes que estén dispuestos a desafiar y discutir la opinión de los demás y crear mejores recomendaciones de forma colectiva.

Entonces, ¿Qué es un flujo de trabajo?

En el contexto de la gestión de la inteligencia digital, podemos definirlo como la organización lógica de diferentes perfiles de negocio con diferentes conjuntos de habilidades y tareas específicas en una cadena de comunicación conectada, en la que cada perfil de negocio visualiza los datos disponibles, los analiza y extrae conclusiones que alimentan las recomendaciones antes de transmitirlas a un usuario de negocio subsiguiente, quien a su vez las extrae, mejora sus recomendaciones, añade nuevas y elimina las recomendaciones preexistentes deficientes. Este proceso se completa en tiempos predeterminados en función de los recursos de la organización, hasta que se da con las mejores recomendaciones de acciones para optimizar el rendimiento del negocio a aquellos perfiles con mayor propensión a actuar sobre ellos.

¿Por qué deberías implementar flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo pueden añadir valor al proceso de toma de decisiones de múltiples maneras. En primer lugar, las diferentes habilidades y los distintos puntos de vista de cada individuo puede contribuir a mejorar las opiniones colectivas del grupo. En segundo lugar, los flujos de trabajo unifican la comunicación entre miembros relevantes del equipo y ayudan a ahorrar tiempo en las comunicaciones entre compañeros de equipo del día a día. En tercer lugar, la estandarización de las metodologías de trabajo puede conducir a mejorar la gestión de procesos. Además, pueden promover mayor flexibilidad en compañías donde las comunicaciones han sido tradicionalmente más rígidas o estrictas. Finalmente, añaden transparencia y crean responsabilidades en el proceso de gestión de rendimiento, el cual, si es gestionado correctamente, puede llevarnos a un proceso de toma de decisiones de mayor calidad y de esta manera, en un mejor rendimiento organizacional.

Ahora que ya entendemos qué es un flujo de trabajo y el valor de ponerlo en marcha, necesitamos entender las características de cual es el más efectivo y acertado, así como los obstaculos que nos encontraremos hasta lograrlo. Échale un vistazo a la “Parte II: Creando un flujo efectivo” de esta serie de artículos para aprender más.

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Megan Wilcock

VP of Business Development for Sweetspot. Responsible for strategic brand development, marketing and business development. BA/BComm graduate from the University of Melbourne. My passion lies in finding creative solutions and encouraging collaboration.


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